Как использовать веб и мобильные технологии для управления удалёнными сотрудниками

Управление географически распределёнными работниками сейчас занимает не так много времени и средств как раньше. Бизнес сейчас делается «на ходу», так что мобильные технологии быстро предоставляют новые возможности для малого бизнеса, в частности набор инструментов для управления удалёнными работниками.

Прежде чем использовать доступные технологии, сначала надо понять цели своего бизнеса и что нужно сотрудникам. Как только вы разберётесь с этими двумя факторами, вы запросто сможете выбрать для своего бизнеса необходимые средства мобильной коммуникации и совместной работы.

Есть целый ряд инструментов мобильной коммуникации, который твой бизнес может использовать, включая:

• Онлайн-инструменты для совместной работы – они обычно располагаются в «облаках» и предлагают виртуальное пространство для команд
• Системы телеконференций – Позволяют проводить встречи вне зависимости от вашего местоположения на карте мира
• Платформы мобильной коммуникации – Смартфоны, а теперь ещё и планшеты, позволяют получать быстрый доступ к данным «на ходу»

Сегодня малый бизнес может использовать преимущества эти технологий, поскольку их всё уменьшающаяся стоимость, делает их доступными даже для самых мелких предпринимателей.

Переносим whiteboard в облако

Организация совместной работы между двумя или более твоими сотрудниками сейчас проста как никогда благодаря ряду облачных сервисов.

Базовый уровень совместной работы доступен на сервисах виртуальной whiteboard, где пользователи могут делиться своими виртуальными «досками» с другими пользователями, которые могут оставлять комментарии или редактировать текст удалённо. Некоторые примеры сервисов для совместной работы:

• Scriblink
• Dabbleboard
• Scribblar
• 37signals Backpack and Campfire

Целый ряд существующих онлайн-сервисов также позволяют организовать совместную работу для виртуальных команд. Самые известные, конечно, это Google Docs и Zoho Planner.

Как обмениваться файлами

Для виртуальной команды также важна возможность обмениваться файлами и другой информацией между членами команды. И это может занимать достаточно много времени. И опять облака предлагают нам ряд решений защищённых файловых хранилищ. Виртуальеные команды могут делаться папками и запросто загружать и скачивать документы.
Ведущие поставщики таких услуг:

• DropBox
• SugarSync
• Wuala
• Google Drive
• PogoPlug Team

Эти сервисы предлагают удалённым работникам отличный способ управлять тем, что зачастую является большими объёмами данных, над которыми работает большое количество членов команды. Со скоростным интернетом эти сервисы теперь практически повсеместно, они предлагают бизнесу с удалёнными работниками эффективный способ сотрудничества.

Виртуальные встречи

Возможность присутствия нескольких человек вместе на виртуальной встрече через видео-конференцию становится всё более эффективным, по мере улучшения качества веб-камер, мониторов и увеличения скорости интернета.

Также, бизнес наконец начал осознавать, что они могут сильно сэкономить в расходах на бизнес-путешествия, заменяя их телеконференциями. Сетевой гигант Cisco, например, сообщает, что они уменьшили расходы на бизнес-поездки с 740млн$ в 2008 году до 240млн$ в 2009, используя их собственную технологию видео-конференций TelePresence.

Высокое качество современных веб-камер, от таких производителей, как Logitech и Microsoft, в совокупностью с быстрым интернетом и такими сервисами, как Skype, GoToMeeting и HDFaces от Citrix, Powwownow Video конференциями и ooVoo, позволяет малому бизнесу использовать решения для видео-конференций хорошего качества, которые бы обошлись в десятки тысяч долларов всего лишь 10 лет назад.

Чтобы купить правильную систему телеконференций для своего бизнеса, задайте себе эти вопросы:

1. Сколько людей будет на виртуальной встрече? – При большое количестве людей будет затруднительно использовать обычные веб-камеры, возможно необходимо будет подумать о более профессиональной платформе.
2. Надо ли вашим сотрудникам часто общаться с друг-другом по удалённой связи? – В этом случае будет эффективна видеотелефонная связь типа FaceTime от Apple или Skype.
3. Есть ли у вашей компании доступ к широкополосному интернету? – Это необходимо для обеспечения высококачественной и надёжной связи между группами, присутствующими на виртуальной встрече.

Видеотелефон на планшете

Удалённые работники, конечно, используют большое количество устройств для коммуникации. Современный смартфон обладает мощью ноутбука, планшеты, такие как iPad и Samsung Galaxy Tab подтвердили свою позицию как необходимый компонент для виртуального управления командой, все владельцы малого бизнеса должны использовать все возможности этих устройств.

Apple сегодня имеют львиную долю на рынке планшетных ПК, и если вы посмотрите на техническую спецификацию iPad, то сразу поймёте, почему он становится стандартом де-факто для видео конференций. Последний iPad оснащён 5-мегапиксельной камерой, экраном большого разрешения (2048х1536), проигрывающего HD-видео в формате 1080p, приложением для видеосвязи Apple FaceTime, а также встроенным 3G и беспроводным модулем.

Виртуальное управление

Для многих владельцев малого бизнеса управлять командами стало гораздо проще, благодаря развитию современных технологий. Однако очень важно понимать какой тип коммуникаций, совместной работы и управления вы хотите использовать, так как приведёт к правильному выбору платформы.

Всегда пробуйте и тестируйте системы до того как купить. Пробуйте и смотрите, как работает технология уже в процессе, так вы сможете понять, как максимально эффективно может быть она использована в вашем бизнесе.

С помощью правильных инструментов вы сможете с лёгкостью управлять виртуальными командами. Сейчас всё чаще бизнес нанимает людей на фрилансе или по контракту, современные средства мобильной коммуникации становятся жизненно важными для всех владельцев бизнеса.

Оригинал: How to manage staff remotely

Ещё почитать:

1. Google предложил мобильные платежи через расширение Checkout для Chrome Возможно, пройдёт не так много времени до того, как на...
2. Google Wave: руководство новичка Google начали рассылать инвайты на свой новый сервис Google Wave ещё...
3. Как мобильные телефоны изменили социальные медиа? [кликабельно] Вы когда-нибудь могли себе представить как мобильные телефоны относятся...